Le système offre deux façons d'envoyer des rappels concernant les cotisations impayées aux parents. La première est disponible par défaut dans une version manuelle du module de cotisation. La deuxième façon nécessite d'avoir accès au module de messagerie de masse, grâce auquel vous pourrez envoyer des SMS et des e-mails aux parents en retard. Vous en apprendrez plus sur le module de messagerie de masse dans les chapitres suivants.
Pour commencer à envoyer manuellement le rappel de paiement de cotisation, cliquez sur l'avion en papier bleu dans la dernière colonne du tableau. La couleur grise de l'icône signifie que le compte du parent n'a pas encore été activé et il n'est donc pas possible d'envoyer le rappel. Cliquer sur l'icône bleue ouvrira votre client e-mail, cela peut être Outlook, Gmail ou Thunderbird, mais n'oubliez pas que le client e-mail doit être configuré. Quand vous ouvrez le client e-mail, un e-mail prédéfini et prêt à envoyer sera généré.
La deuxième option pour envoyer une notification d'arriérés est d'utiliser le module de messagerie de masse. Pour utiliser cette option, allez à la liste des cotisations, puis allez à la cotisation spécifique. Sous le tableau, dans le coin inférieur gauche de l'écran, vous trouverez un bouton bleu "envoyer un rappel". Quand vous cliquez dessus, vous verrez une fenêtre avec les destinataires.
Dans la fenêtre de sélection des destinataires, vous devez sélectionner les personnes à qui vous enverrez un rappel. Par défaut, le système sélectionne toutes les personnes qui ont des arriérés en cours. Bien sûr, la décision finale de savoir à qui la notification sera envoyée vous appartient.
À l'étape suivante, vous serez dirigé vers la fenêtre de configurateur de messages. Ici vous définirez la forme d'envoi de la notification. Vous pouvez choisir entre SMS, e-mail ou les deux. Bien sûr, pour envoyer ces types de messages dans le profil du parent, vous devez compléter le numéro de téléphone et l'adresse e-mail. Sans ces données, il ne sera pas possible d'envoyer un message de masse.
Vous pouvez également choisir à quelle adresse vous voulez que la réponse soit envoyée, qui est l'expéditeur du message, le titre du message et le nom abrégé qui sera visible comme expéditeur en cas d'envoi d'un SMS. Le nom par défaut est ProTrainUp, mais si vous voulez définir votre propre nom, veuillez nous contacter. Vous pouvez également programmer l'heure d'envoi de votre message jusqu'à 72 heures.
L'étape suivante est de préparer le contenu du message. Dans le cas d'un rappel de frais, le contenu du message est généré dynamiquement pour chaque destinataire. La valeur des arriérés le jour de la planification d'un envoi apparaît automatiquement. De plus, vous avez la possibilité d'insérer des balises dynamiques, que vous trouverez sur le côté gauche du formulaire (texte rouge). En les plaçant dans le contenu, le système insérera automatiquement, par exemple, le nom du destinataire dans chaque message.